TJPR

​​​​​DECRETO JUDICIÁRIO Nº 592, DE 6 DE NOVEMBRO DE 2024

​​​​​​​

​​​​​​​Dispõe sobre o Regulamento Administrativo do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná.

 

TÍTULO VII

DO DEPARTAMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL

 

CAPÍTULO I

DA COMPOSIÇÃO

 

Art. 146. O Departamento de Gestão Documental é constituído de:

I - Diretoria:

a) Assessoria Técnica.

II - Divisão de Arquivo Judicial;

III - Divisão de Arquivo Permanente e Administrativo;

IV - Divisão de Jurisprudência;

V - Divisão de Gestão da Memória Institucional;

VI - Divisão de Suporte e Acompanhamento Normativo;

VII - Divisão de Protocolo Administrativo.

 

CAPÍTULO II

DA DIRETORIA

 

Seção I

Das Atribuições

Art. 147. À Diretoria do Departamento de Gestão Documental, além das atribuições gerais e delegadas, compete:

I - assessorar a Cúpula Diretiva do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná nas áreas de sua competência;

II - promover e coordenar, com a participação da Assessoria Técnica e das Divisões correlatas, as ações previstas no Programa de Gestão Documental e de Memória do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

III - receber, analisar e dar andamento aos processos recebidos na Diretoria, prestando informação, manifestação, despacho e demais atos necessários, estritamente dentro de sua competência;

IV - opinar nos processos que tenham como objetivo modificar a forma de produção, de tramitação, de uso, de avaliação e de arquivamento dos documentos institucionais, sejam eles judiciais ou administrativos;

V - manifestar-se quanto aos espaços físicos próprios objeto de locação ou de cessão de uso para o armazenamento dos autos de processos judiciais e administrativos arquivados cuja guarda seja atribuição do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

VI - prestar suporte às unidades de Primeiro Grau de Jurisdição nas atividades de gestão documental;

VII - orientar as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Estado do Paraná quanto à aplicação de instrumentos de gestão documental, prestando esclarecimentos às consultas referentes à classificação de documentos;

VIII - propor condições de difusão e de acesso público aos documentos arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, de acordo com a legislação vigente;

IX - planejar e orientar a gestão arquivística de documentos digitais por meio de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos utilizados no Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

X - coordenar as atividades de guarda, de microfilmagem, de digitalização e de conservação de documentos públicos que, por sua importância, sua natureza, sua originalidade ou seu valor histórico, requeiram cuidados, em conformidade com a Política de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

XI - autorizar a reprodução e as consultas de documentos sob guarda das unidades que compõem o Departamento, conforme solicitação e necessidade dos diversos setores do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná e de demais interessados;

XII - autenticar fotocópias extraídas de documentos que tramitem administrativamente no Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

XIII - expedir certidões referentes a documentos sob sua guarda mediante solicitação dos interessados;

XIV - expedir termo de justificativa de eventual falha técnica em sistema de controle protocolar administrativo do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

XV - planejar, coordenar, orientar e supervisionar as atividades referentes à gestão da informação documental, à gestão de memória e à pesquisa nas áreas de jurisprudência e de legislação;

XVI - propor a elaboração e a revisão de normas em matéria de sua competência;

XVII - atuar como gestor do Diário da Justiça Eletrônico - e-DJ - e proceder à sua assinatura digital;

XVIII - prestar assistência a comissões, a comitês e a grupos de trabalho relacionados à gestão documental e de memória.

 

Seção II

Da Assessoria Técnica

Art. 148. À Assessoria Técnica do Departamento de Gestão Documental compete:

I - assessorar a Diretoria do Departamento em todas as suas competências;

II - promover e gerir, sob supervisão da Diretoria e com participação e apoio das Divisões, a execução dos projetos de melhoria contínua, de inovação e de transformação digital no Departamento, alinhada à estratégia institucional;

III - definir, junto com a Diretoria, a prioridade dos projetos do Departamento, prestando o apoio necessário às unidades e gerindo-os, quando demandada;

IV - promover diagnósticos de processos de trabalho com vistas a identificar melhorias e capacitação necessárias para o aprimoramento dos serviços prestados pelo Departamento;

V - orientar, em conjunto com as Divisões correlatas, as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Estado do Paraná quanto à aplicação de instrumentos de gestão documental e de memória, prestando esclarecimentos às consultas referentes à classificação de documentos;

VI - auxiliar as unidades do Departamento no desenvolvimento de novas soluções e acompanhar as demandas de melhorias dos sistemas informatizados de interesse do Departamento; gerenciamento e a divulgação do acervo jurisprudencial produzido no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

VII - coordenar o tratamento, o gerenciamento e a divulgação do acervo jurisprudencial produzido no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

VIII - promover a triagem, a análise prévia e o encaminhamento dos expedientes recebidos no Departamento;

IX - elaborar sistemática de organização do trabalho e distribuir encargos dentro da unidade observando os perfis profissionais e a dinâmica de serviço, definir planos de trabalho e acompanhar o cumprimento dos objetivos, das metas e dos prazos estabelecidos;

X - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos ou dos instrumentos congêneres com fornecedores e prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

XI - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

CAPÍTULO III

DA DIVISÃO DE ARQUIVO JUDICIAL

 

Seção I

Da Composição

Art. 149. A Divisão de Arquivo Judicial é composta de:

I - Seção de Avaliação e Classificação de Processos Judiciais;

II - Seção de Arquivamento;

III - Seção de Triagem para Destinação Final da Documentação;

IV - Seção de Digitalização.

 

Seção II

Das Atribuições

Art. 150. À Divisão de Arquivo Judicial compete:

I - manter sob sua guarda o acervo de processos judiciais físicos findos que se encontram na fase intermediária;

II - gerir as instalações que abrigam seu acervo, zelando pela sua manutenção;

III - supervisionar a execução dos contratos de interesse da Divisão, bem como os projetos e/ou convênios que tenham como objeto o acervo sob sua guarda;

IV - propor melhorias nos procedimentos estabelecidos para as rotinas administrativas das Seções que a compõe;

V - organizar a lotação dos servidores conforme a necessidade de cada setor, além de controlar o seu horário de expediente;

VI - receber, analisar e dar andamento aos processos encaminhados à Divisão, elaborando ofícios, informações, manifestações e demais expedientes relacionados à unidade;

VII - elaborar sistemática de organização do trabalho e distribuir encargos dentro da unidade observando os perfis profissionais e a dinâmica de serviço, definir planos de trabalho e acompanhar o cumprimento dos objetivos, das metas e dos prazos estabelecidos;

VIII - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos ou dos instrumentos congêneres com fornecedores e com prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

IX - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

Seção III

Da Seção de Avaliação e Classificação de Processos Judiciais

Art. 151. À Seção de Avaliação e Classificação de Processos Judiciais compete:

I - gerenciar o atendimento às solicitações de envio de acervo arquivístico pelas unidades judiciais, orientando-as quanto ao procedimento e aos requisitos para o envio de processos ao arquivo;

II - estabelecer roteiro e cronograma para coleta e entrega de processos judiciais nas unidades pertencentes ao Foro Central da Comarca da Região Metropolitana de Curitiba;

III - receber e conferir o acervo processual físico encaminhado pelas unidades judiciais, armazenado em caixas-arquivo e classificado conforme as normas vigentes;

IV - devolver às unidades judiciais as caixas-arquivo remetidas para arquivamento que não atendam aos requisitos definidos nas rotinas operacionais, caso não seja possível realizar as devidas correções mediante contato com as unidades;

V - conferir os dados e os metadados dos processos judiciais cadastrados em sistema próprio para possibilitar a aplicação da Política de Gestão Documental, bem como retificá-los quando necessário;

VI - avaliar e classificar o acervo sob sua guarda visando à sua destinação final, observadas as normas vigentes e as orientações da Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD;

VII - encaminhar os processos judiciais de guarda intermediária à Seção de Arquivamento;

VIII - encaminhar os processos judiciais de guarda permanente à Divisão de Arquivo Permanente e Administrativo;

IX - oferecer informações técnicas relativas à sua área de atuação;

X - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção IV

Da Seção de Arquivamento

Art. 152. À Seção de Arquivamento compete:

I - zelar pela guarda, pela conservação e pelo controle sistemático do acervo arquivístico sob sua custódia;

II - conferir, por meio de sistema informatizado, os processos judiciais remetidos pela Seção de Avaliação e Classificação de Processos Judiciais;

III - monitorar o cumprimento dos requisitos de segurança do ambiente do arquivo;

IV - compilar anualmente os dados da medição dos arquivos do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

V - cadastrar, por meio de sistema informatizado, os documentos armazenados em caixas-arquivo, vinculando-os à numeração da caixa-arquivo correspondente;

VI - vincular, no sistema informatizado, a numeração da caixa-arquivo ao respectivo local de guarda;

VII - reordenar as caixas-arquivo indicadas com baixa taxa de ocupação, bem como substituir as danificadas;

VIII - executar atividades de triagem, de movimentação e de localização de caixas-arquivo e documentos;

IX - proceder ao desarquivamento de processos quando solicitado pela unidade judicial competente, registrando a informação no sistema informatizado de gestão arquivística;

X - encaminhar os processos judiciais desarquivados à Seção de Digitalização, quando for o caso, ou proceder ao envio físico dos autos pelos meios adequados, prezando pela segurança necessária;

XI - manter controle dos processos judiciais desarquivados, registrando toda a movimentação em sistema próprio;

XII - controlar o espaço físico destinado à guarda de caixas-arquivo;

XIII - oferecer informações técnicas relativas à sua área de atuação;

XIV - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção V

Da Seção de Triagem para Destinação Final da Documentação

Art. 153. À Seção de Triagem para Destinação Final da Documentação compete:

I - extrair relatórios do sistema informatizado acerca dos processos judiciais passíveis de eliminação, em conformidade com a Tabela de Temporalidade vigente;

II - verificar se os processos passíveis de eliminação possuem marcação de relevância histórica para o Poder Judiciário do Estado do Paraná, encaminhando-os, em caso afirmativo, à Divisão de Arquivo Permanente e Administrativo;

III - encaminhar a relação de processos judiciais com a temporalidade vencida à unidade judicial competente para análise quanto à eliminação;

IV - aplicar o Plano para Amostra Estatística Representativa, tendo como parâmetro o relatório de processos judiciais aprovado pela unidade judicial como aptos a serem eliminados, encaminhando o acervo que compõe a Amostra Estatística Representativa para guarda permanente;

V - elaborar e formatar a listagem e o edital de ciência de eliminação de processos e de documentos judiciais e submetê-los à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, dando ciência à unidade judicial que produziu o documento ou o processo;

VI - garantir o acesso aos documentos avaliados até o momento antecedente à eliminação, observadas as normas vigentes e as orientações da Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD;

VII - atender os interessados na guarda particular de documentos passíveis de eliminação, registrando em sistema próprio o interesse e discriminando os documentos solicitados, procedendo à entrega destes apenas após vencido o prazo previsto no edital de ciência de eliminação;

VIII - separar os documentos destinados à guarda permanente e os passíveis de eliminação, seguindo os critérios previstos na normativa vigente;

IX - encaminhar à Divisão de Arquivo Permanente e Administrativo os documentos de guarda permanente;

X - publicar a listagem e o edital de ciência de eliminação de processos e de documentos judiciais aprovados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD;

XI - efetuar a eliminação dos documentos avaliados, em conformidade com as normas vigentes e observados os critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental;

XII - orientar e prestar apoio à eliminação do acervo documental não arquivístico produzido pelas unidades organizacionais do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

XIII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção VI

Da Seção de Digitalização

Art. 154. À Seção de Digitalização compete:

I - promover a digitalização dos processos judiciais que estejam sob guarda da Divisão de Arquivo Judicial, exclusivamente para o atendimento de solicitações de desarquivamento;

II - promover estudos tendentes à melhoria do procedimento de digitalização de autos para que a informação seja a mais orgânica possível;

III - observar as orientações e os requisitos técnicos descritos no Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário;

IX - realizar as seguintes fases do processo de digitalização: limpeza, digitalização, validação e correção;

V - remeter o arquivo digital ao final do processo de virtualização por meio dos sistemas de comunicação oficiais mantidos pelo Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, cabendo à unidade judicial competente a inserção e a indexação do feito no sistema processual eletrônico;

VI - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

CAPÍTULO IV

DA DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE E ADMINISTRATIVO

 

Seção I

Da Composição

Art. 155. A Divisão de Arquivo Permanente e Administrativo é composta de:

I - Seção de Arquivo Permanente;

II - Seção de Arquivo Administrativo;

III - Seção de Preservação de Documentos;

IV - Seção de Conversão do Suporte.

 

Seção II

Das Atribuições

Art. 156. À Divisão de Arquivo Permanente e Administrativo compete:

I - planejar, coordenar e executar as atividades de conservação e de recuperação do acervo;

II - coordenar a atualização de informações em sistemas informatizados;

III - estabelecer metodologia para arquivamento e para controle do acervo permanente, independentemente do suporte;

IV - propor políticas de acesso à documentação permanente de acordo com a legislação vigente;

V - zelar pela organização, pela guarda, pela gestão, pela conservação e pela preservação de documentos judiciais e administrativos que, por sua importância, originalidade, natureza ou valor histórico, requeiram procedimentos técnicos específicos a fim de promover o acesso rápido e seguro às informações de interesse do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná e do jurisdicionado;

VI - orientar as unidades organizacionais quanto à correta aplicação da metodologia e da normatização arquivística quanto aos documentos de guarda permanente e administrativos;

VII - coordenar as atividades de pesquisa ao acervo permanente e atender às consultas solicitadas, resguardados os casos de sigilo previstos em lei;

VIII - compilar anualmente os dados da medição de ocupação do acervo do arquivo permanente e administrativo;

IX - examinar, em interação com a Divisão de Gestão da Memória Institucional, o acervo sob sua guarda, visando a identificar documentos relevantes para conhecimento da sociedade;

X - supervisionar as atividades de digitalização e de microfilmagem de processos administrativos, bem como de processos judiciais de guarda permanente;

XI - promover, em conjunto com a Divisão de Gestão da Memória Institucional e sob a coordenação da Assessoria Técnica, publicações no Portal da Memória referentes ao acervo permanente;

XII - receber, analisar e dar andamento aos processos encaminhados à Divisão, elaborando ofícios, informações, manifestações e demais expedientes relacionados à unidade;

XIII - elaborar sistemática de organização do trabalho e distribuir encargos dentro da unidade observando os perfis profissionais e a dinâmica de serviço, definir planos de trabalho e acompanhar o cumprimento dos objetivos, das metas e dos prazos estabelecidos;

XIV - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos e dos instrumentos congêneres com fornecedores e com prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

XV - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

Seção III

Seção de Arquivo Permanente

Art. 157. À Seção de Arquivo Permanente compete:

I - receber e proceder à conferência, ao cadastro, à indexação, ao arquivamento e à preservação dos documentos judiciais e administrativos encaminhados para guarda permanente;

II - identificar situações de risco ao patrimônio documental, alertando para que sejam tomadas as providências necessárias para evitar danos futuros aos documentos;

III - propiciar e controlar o acesso de pesquisadores ao acervo permanente;

IV - atender, coordenar e controlar atividades de pesquisas em conjuntos documentais de guarda permanente, respeitando as orientações e as regras de sigilo;

V - desenvolver projetos de descrição e de difusão de documentos e de processos, em parceria com a Divisão de Gestão da Memória Institucional;

VI - encaminhar à Seção de Conversão do Suporte os processos e os documentos identificados como de valor histórico;

VII - identificar documentos com potencial relevância histórica para que sejam apreciados em conjunto com a Divisão de Gestão da Memória Institucional;

VIII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção IV

Seção de Arquivo Administrativo

Art. 158. À Seção de Arquivo Administrativo compete:

I - atender os usuários, de acordo com procedimentos estabelecidos, respeitando as orientações e as regras de sigilo para com a documentação administrativa;

II - zelar pela guarda, pela conservação e pelo controle sistemático do acervo arquivístico sob sua custódia;

III - conferir e cadastrar, por meio de sistema informatizado, os documentos administrativos remetidos para arquivamento, vinculando-os à numeração da caixa-arquivo;

IV - atender às solicitações de desarquivamento de documentos administrativos sob sua custódia, remetendo à Seção de Conversão do Suporte quando for o caso;

V - manter controle quanto aos documentos e aos processos administrativos desarquivados;

VI - registrar, no sistema informatizado de gestão arquivística, a numeração da caixa-arquivo ao respectivo local de guarda;

VII - monitorar o cumprimento dos requisitos de segurança do ambiente do arquivo;

VIII - reordenar as caixas-arquivo indicadas com baixa taxa de ocupação, bem como substituir as que estiverem danificadas;

IX - gerir o ciclo de vida e o fluxo documental dos documentos administrativos, em especial com a aplicação da Tabela de Temporalidade para verificação dos documentos administrativos passíveis de eliminação;

X - extrair relatórios do sistema informatizado acerca dos processos e dos documentos administrativos passíveis de eliminação, em conformidade com a Tabela de Temporalidade vigente;

XI - elaborar e formatar a listagem e o edital de ciência de eliminação e submetê-los à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, dando ciência à unidade administrativa que produziu o documento ou o processo;

XII - garantir o acesso aos documentos avaliados até o momento antecedente à eliminação, observadas as normas vigentes e as orientações da Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD;

XIII - atender os interessados na guarda particular de documentos passíveis de eliminação, registrando em sistema próprio o interesse e discriminando os documentos solicitados, procedendo à entrega destes apenas após vencido o prazo previsto no edital de ciência de eliminação;

XIV - encaminhar à Seção de Arquivo Permanente os documentos administrativos de guarda permanente;

XV - publicar a listagem e o edital de ciência de eliminação de processos e de documentos administrativos aprovados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD;

XVI - propor atualização no plano de classificação de documentos e na Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos;

XVII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção V

Seção de Preservação de Documentos

Art. 159. À Seção de Preservação de Documentos compete:

I - promover as medidas necessárias à preservação e à conservação dos documentos judiciais e administrativos arquivados;

II - tratar o acervo permanente, envolvendo as atividades de higienização, promovendo a eliminação de todas as sujidades que se encontram nos documentos, bem como de agentes considerados agressores ao suporte;

III - aplicar técnicas de caráter intervencionista nos suportes dos documentos visando à reversão de danos físicos ou químicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do tempo;

IV - elaborar e manter atualizado o manual de preservação preventiva e corretiva dos documentos judiciais e administrativos;

V - vistoriar diariamente o funcionamento dos equipamentos destinados ao controle ambiental;

VI - monitorar diariamente os ajustes de temperatura e da umidade relativa do ar do ambiente, promovendo as correções necessárias para manutenção das condições ideais de conservação;

VII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção VI

Seção de Conversão do Suporte

Art. 160. À Seção de Conversão do Suporte compete:

I - planejar e organizar os documentos a serem microfilmados ou digitalizados junto com o responsável do setor solicitante;

II - preparar e numerar os documentos a serem microfilmados ou digitalizados, manter em ordem numérica e identificar os lotes documentais para cadastramento em sistema próprio;

III - processar os filmes seguindo as normas técnicas exigidas para o manuseio e a utilização da máquina processadora, bem como indexar a caixa do filme original e encaminhá-lo à duplicação;

IV - manter os índices de qualidade para microfilmes, orientar os operadores quanto à exposição correta para as máquinas microfilmadoras e efetuar os testes necessários nos padrões exigidos pelos órgãos reguladores;

V - revisar e inspecionar os microfilmes duplicados de acordo com o cadastramento e avaliar as características exigidas quanto à qualidade dos microfilmes, bem como realizar os testes necessários para esse controle;

VI - proteger e preservar o acervo micrográfico;

VII - cadastrar os lotes documentais, devidamente numerados, seguindo a ordem crescente dos filmes, conferindo os dados da indexação;

VIII - extrair relatório dos filmes cadastrados e encaminhá-los à Diretoria do Departamento;

IX - indexar os dados dos expedientes para descarte em sistema próprio;

X - reproduzir, a partir dos microfilmes, imagem digitalizada de expedientes administrativos e disponibilizá-la às unidades administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná ou às autoridades judiciárias, quando solicitado;

XI - realizar a digitalização, a conferência e a validação de expedientes administrativos, remetendo-os às unidades administrativas ou às autoridades judiciárias, quando solicitado;

XII - receber da Seção de Arquivo Permanente ou da Seção de Preservação de Documentos os processos judiciais de guarda permanente higienizados e preparados para escaneamento;

XIII - digitalizar os processos judiciais de guarda permanente, atentando-se às normas técnicas para preservação do Patrimônio Cultural Arquivístico do Poder Judiciário do Estado do Paraná, bem como às orientações contidas no Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário;

XIV - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

CAPÍTULO V

DA DIVISÃO DE JURISPRUDÊNCIA

 

Seção I

Da Composição

Art. 161. A Divisão de Jurisprudência é composta de:

I - Seção de Pesquisa e Análise de Jurisprudência;

II - Seção de Tratamento e Divulgação de Jurisprudência.

 

Seção II

Das Atribuições

Art. 162. À Divisão de Jurisprudência compete:

I - coordenar atividades de pesquisa, de análise técnico-documentária de julgados administrativos e judiciais, de identificação de teses jurídicas, de entendimentos e divergências de posicionamentos dos órgãos julgadores e de seus integrantes, de mapeamento, bem como de extração de informações para posterior tratamento, observando o formato padronizado e a classificação do documento, conforme necessidade de tratamento da informação;

II - coordenar o tratamento técnico-documentário de julgados administrativos e judiciais e a sua indexação supletiva, promovendo sua representação sistematizada na base de dados, de modo a contribuir para o aprimoramento da qualidade do refino e do resgate da jurisprudência, bem como realizar o exame de conformidade, zelando pela uniformidade e pela observância aos padrões e às diretrizes de trabalho estabelecidos;

III - consolidar, disponibilizar e atualizar informações, atentando à conformidade e zelando pela uniformidade e pela observância aos padrões estabelecidos para o tratamento da informação jurídica;

IV - realizar estudos, propor iniciativas e desenvolver outras ações relacionadas à análise, ao tratamento da informação jurídica, à recuperação, à divulgação, à disseminação e à sistematização de informações jurisprudenciais;

V - proceder à elaboração de estudos e à apresentação de informações relativas a matérias de sua competência a fim de subsidiar os trabalhos da Comissão Permanente de Jurisprudência, Revista, Documentação e Biblioteca;

VI - atender os públicos interno e externo, prestando orientações e respondendo às dúvidas, às sugestões e às solicitações de informações dos usuários dos produtos e dos serviços oferecidos pela unidade, bem como daqueles interessados em realizar pesquisas nas bases de dados de jurisprudência do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, repassando-as aos setores competentes, quando necessário;

VII - receber, analisar e dar andamento aos processos encaminhados à Divisão, elaborando ofícios, informações, manifestações e demais expedientes relacionados à unidade;

VIII - elaborar sistemática de organização do trabalho e distribuir encargos dentro da unidade observando os perfis profissionais e a dinâmica de serviço, definir planos de trabalho e acompanhar o cumprimento dos objetivos, das metas e dos prazos estabelecidos;

IX - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos ou dos instrumentos congêneres com fornecedores e com prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

X - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

Seção III

Seção de Pesquisa e Análise de Jurisprudência

Art. 163. À Seção de Pesquisa e Análise de Jurisprudência compete:

I - desenvolver pesquisas de jurisprudência avançadas, elaborar critérios de pesquisa para resgate de documentos, identificar teses jurídicas referentes a temas específicos e reconhecer julgados representativos de especial interesse e relevância, de modo a subsidiar os trabalhos desenvolvidos pela Divisão;

II - atender às solicitações de pesquisa temática de jurisprudência formuladas pelo público interno, executando ações de recebimento, de registro, de estudo, de pesquisa, de análise, de identificação de teses e de seleção de julgados, conforme diretrizes de trabalho estabelecidas internamente;

III - receber as solicitações de pesquisa temática de jurisprudência formuladas pelo público externo, fornecendo orientações e instruções de utilização a fim de que os próprios usuários possam realizá-las por meio das ferramentas disponibilizadas no sítio eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

IV - atender às solicitações de pesquisa de julgados proferidos em processos físicos e que não se encontrem disponíveis para consulta na base de dados informatizada efetuadas por usuários internos ou externos, executando atividades de recebimento, de registro, de pesquisa, de análise, de seleção e de digitalização de julgados conforme diretrizes de trabalho estabelecidas internamente;

V - atender às solicitações de fornecimento de fotocópias dos livros de registro de acórdãos efetuadas por usuários internos ou externos;

VI - gerenciar as liberações de acesso de usuários internos à base de dados informatizada de jurisprudência de processos em segredo de justiça, mapeando e atualizando periodicamente suas listagens;

VII - produzir materiais informativos, guias e tutoriais para auxílio e orientação dos usuários quanto à utilização das ferramentas de pesquisa de jurisprudência disponibilizadas no sítio eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, contribuindo para a difusão da sistemática;

VIII - realizar, por amostragem e por monitoramento, o exame de conformidade do conteúdo da análise e do tratamento dos julgados integrados à base de dados informatizada de jurisprudência, zelando pela uniformidade e pela observância aos padrões estabelecidos para o tratamento da informação jurídica;

IX - monitorar e avaliar, periodicamente, o funcionamento e a eficiência dos sistemas que compõem a base de dados informatizada de jurisprudência, apresentando sugestões visando ao seu aperfeiçoamento e à sua atualização, buscando soluções com os setores competentes quando da identificação de eventuais inconsistências;

X - realizar a indexação supletiva de julgados, quando necessário, por meio de expressões ou termos descritivos extraídos de vocabulário jurídico controlado, registrando matérias juridicamente relevantes, de possível interesse para a pesquisa de jurisprudência, como princípios, teorias, institutos e conceitos jurídicos discutidos durante o julgamento, mas não explicitados nas ementas dos documentos, inserindo-os na base de dados informatizada;

XI - realizar o tratamento técnico-documentário das informações extraídas e dos conteúdos elaborados a partir da análise de julgados selecionados, promovendo sua representação sistematizada na base de dados de modo a contribuir para o aprimoramento da qualidade do refino e do resgate da jurisprudência;

XII - realizar estudos, propor iniciativas e desenvolver outras ações relacionadas à análise, ao tratamento da informação jurídica e à sistematização de informações jurisprudenciais;

XIII - coordenar e manter atualizados os termos existentes no Vocabulário Jurídico Controlado (Tesauro Jurídico), seus relacionamentos, bem como suas categorias;

XIV - desenvolver outras ações relacionadas à recuperação de informações jurisprudenciais;

XV - elaborar, atualizar e apresentar relatórios periódicos de todos os trabalhos desenvolvidos;

XVI - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção IV

Da Seção de Tratamento e Divulgação de Jurisprudência

Art. 164. À Seção de Tratamento e Divulgação de Jurisprudência compete:

I - analisar julgados existentes nas bases de dados, extrair informações sobre as teses jurídicas neles discutidas, bem como identificar interpretações, entendimentos e divergências de posicionamentos dos órgãos julgadores e de seus integrantes, conforme necessidade de tratamento da informação;

II - realizar a análise técnico-documentária de julgados administrativos e judiciais, extrair informações sobre as teses jurídicas neles discutidas, identificar interpretações, entendimentos e divergências de posicionamentos dos órgãos julgadores e de seus integrantes, legislação, precedentes e termos auxiliares para posterior tratamento, observando o formato padronizado e a classificação do documento, conforme necessidade de tratamento da informação;

III - elaborar resumos técnicos ou extrair excertos, quando necessário, que possibilitem a retratação fidedigna das teses jurídicas contidas nos julgados e que se encontram ausentes ou incompletas nas ementas dos documentos, conforme metodologias e diretrizes de trabalho estabelecidas internamente, inserindo-os na base de dados informatizada;

IV - colaborar para a produção de produtos de divulgação, de periódicos e de publicações jurisprudenciais de cunho informativo, atentando à conformidade da informação e zelando pela uniformidade e pela observância aos padrões estabelecidos para o tratamento da informação jurídica;

V - compilar e organizar as informações resgatadas referentes aos julgados selecionados, bem como revisar seus conteúdos e elaborar resumos jurídicos, zelando pela uniformidade e pela observância aos padrões estabelecidos para o tratamento da informação jurídica;

VI - realizar a leitura de publicações jurisprudenciais de outros tribunais e de periódicos especializados para reconhecer assuntos, temas jurídicos e julgados de especial interesse e relevância para a comunidade jurídica, de modo a subsidiar os trabalhos desenvolvidos;

VII - produzir, disponibilizar e atualizar periodicamente estudos contendo informações compiladas acerca de julgamentos proferidos em sede de ações diretas de inconstitucionalidade e de incidentes de arguição de inconstitucionalidade;

VIII - consolidar, disponibilizar e atualizar periodicamente informações referentes às Súmulas, aos Enunciados, aos Enunciados Administrativos e aos Pareceres Jurídicos Normativos;

IX - colaborar para a elaboração de comunicados e de notas de divulgação referentes a produtos de divulgação, a periódicos e a publicações produzidas e disponibilizadas pelo Departamento;

X - acompanhar os quantitativos mensais de acessos e manter atualizadas as páginas eletrônicas relativas aos produtos desenvolvidos e aos serviços disponibilizados pela unidade;

XI - distinguir julgados de especial interesse e relevância, compartilhando informações com vistas a subsidiar o aprimoramento dos trabalhos desenvolvidos no Departamento;

XII - acompanhar periodicamente a disponibilização de acórdãos e de decisões monocráticas nos sistemas que compõem a base de dados informatizada de jurisprudência;

XIII - realizar estudos, propor iniciativas e desenvolver outras ações relacionadas à análise, ao tratamento da informação jurídica e à sistematização de informações jurisprudenciais;

XIV - elaborar, atualizar e apresentar relatórios periódicos de todos os trabalhos desenvolvidos; XV - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

CAPÍTULO VI

DA DIVISÃO DE GESTÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL

 

Seção I

Da Composição

Art. 165. A Divisão de Gestão da Memória Institucional é composta de:

I - Seção de Controle e Manutenção do Acervo Museológico;

II - Seção de Catalogação de Documentação Histórica.

 

Seção II

Das Atribuições

Art. 166. À Divisão de Gestão da Memória Institucional compete:

I - elaborar a sistemática de organização do trabalho e dos estudos para subsidiar as atividades desempenhadas, propondo ações e soluções voltadas ao aprimoramento das atividades e dos procedimentos afetos à memória institucional;

II - propor políticas de gestão, de preservação, de conservação e de divulgação da documentação histórica do Poder Judiciário do Estado do Paraná e do acervo do Museu da Justiça;

III - manter atualizados os dados relativos ao acervo museológico e de referência;

IV - promover estudo para a elaboração e a atualização do Plano Museológico a ser submetido à aprovação da Comissão de Preservação da Memória do Poder Judiciário;

V - receber, analisar e dar andamento aos processos encaminhados à Divisão, elaborando ofícios, informações, manifestações e demais expedientes relacionados à unidade;

VI - atender o público em geral, prestando orientações e informações, bem como aqueles interessados em realizar pesquisas em documentos e em processos históricos do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

VII - prestar atendimento ao público interessado na visitação das exposições permanente e temporária, possibilitando a visita guiada, quando agendada;

VIII - planejar e coordenar atividades pertinentes à administração do Museu da Justiça, à ampliação do acervo, a pesquisas, a exposições e a intercâmbio, bem como atividades socioculturais;

IX - propor a celebração de convênios e de acordos de cooperação científica e técnica com instituições, órgãos públicos e entidades privadas para a realização de pesquisas integradas;

X - proceder à elaboração de estudos e à apresentação de informações relativas a matérias de sua competência a fim de subsidiar os trabalhos da Comissão de Preservação da Memória do Poder Judiciário;

XI - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos ou dos instrumentos congêneres com fornecedores e com prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

XII - promover e apoiar o resgate, a preservação e a divulgação da memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná, gerenciando o acervo documental e museológico e promovendo o acesso às fontes de pesquisa que estejam sob sua guarda;

XIII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

Seção III

Da Seção de Controle e Manutenção do Acervo Museológico

Art. 167. À Seção de Controle e Manutenção do Acervo Museológico compete:

I - proceder periodicamente ao inventário do acervo permanente e da reserva técnica do Museu da Justiça;

II - zelar pela manutenção e pela preservação do acervo permanente e da reserva técnica do Museu da Justiça;

III - gerir o espaço de exposição do Museu da Justiça;

IV - organizar exposições de longa e de curta duração, bem como exposições temáticas e itinerantes, quando pertinente;

V - prestar apoio à Administração na avaliação de bens de caráter histórico que possam integrar o acervo museológico;

VI - elaborar mensalmente estatística das atividades desenvolvidas;

VII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção IV

Da Seção de Catalogação de Documentação Histórica

Art. 168. À Seção de Catalogação de Documentação Histórica compete:

I - gerir, organizar, catalogar e controlar a memória documental e audiovisual do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

II - estabelecer critérios para a seleção e a manutenção do acervo documental e audiovisual históricos;

III - pesquisar, perante as unidades competentes, dados históricos e funcionais relativos à atuação do Poder Judiciário do Estado do Paraná e de seus membros;

IV - atualizar periodicamente o Portal da Memória e a página do Museu Virtual, sob a coordenação da Assessoria Técnica;

V - prestar atendimento ao público no que se refere à pesquisa em documentação histórica;

VI - propor, programar e realizar exposições do acervo documental e audiovisual históricos;

VII - funcionar como guardião e agente difusor da memória documental e audiovisual do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

VIII - propor políticas de preservação e de gerenciamento da documentação histórica do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

IX - elaborar mensalmente estatística das atividades desenvolvidas;

X - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

CAPÍTULO VII

DA DIVISÃO DE SUPORTE E ACOMPANHAMENTO NORMATIVO

 

Seção I

Da Composição

Art. 169. A Divisão de Suporte e Acompanhamento Normativo é composta de:

I - Seção de Suporte Técnico-Legislativo;

II - Seção de Acompanhamento e Atualização Normativa;

III - Seção de Publicação Normativa.

 

Seção II

Das Atribuições

Art. 170. À Divisão de Suporte e Acompanhamento Normativo compete:

I - proceder à abertura de expediente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI - com encaminhamento à unidade responsável ao apurar irregularidades nos atos normativos publicados;

II - coordenar e manter atualizados os termos existentes no Vocabulário Jurídico Controlado (Tesauro Jurídico), seus relacionamentos, bem como suas categorias;

III - coordenar a análise legística formal de minutas de atos normativos submetidas à revisão e auxiliar na elaboração de Relatório de Análise Legística Formal;

IV - coordenar a curadoria dos atos administrativos que estão sob competência da Divisão;

V - coordenar a elaboração de produtos de divulgação de cunho informativo, atentando à conformidade da informação e zelando pela uniformidade e pela observância aos padrões de técnica legislativa;

VI - manter atualizado o Manual de Atos Administrativos do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

VII - prestar informações solicitadas;

VIII - informar nos expedientes eletrônicos de sua competência;

IX - coordenar os encargos das Seções que a compõem;

X - prestar apoio à Diretoria na gestão do Diário da Justiça Eletrônico - e-DJ;

XI - zelar pela guarda, pela conservação e pelo controle sistemático do acervo referente às edições dos Diários da Justiça veiculados na imprensa em meio físico;

XII - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos ou dos instrumentos congêneres com fornecedores e com prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

XIII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

Seção III

Da Seção de Suporte Técnico-Legislativo

Art. 171. À Seção de Suporte Técnico-Legislativo compete:

I - proceder à análise legística formal das minutas de atos normativos submetidos à Divisão, em cumprimento a determinação superior;

II - elaborar Relatório de Análise Legística Formal a fim de fundamentar alteração de minuta de ato normativo submetido à análise legística;

III - apresentar à unidade administrativa demandante minuta de ato normativo adequada conforme Relatório de Análise Legística Formal;

IV - colher a assinatura eletrônica das autoridades signatárias de ato normativo conjunto;

V - prestar informações solicitadas;

VI - informar nos expedientes eletrônicos de sua competência;

VII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção IV

Da Seção de Acompanhamento e Atualização Normativa

Art. 172. À Seção de Acompanhamento e Atualização Normativa compete:

I - proceder à leitura diária do Diário da Justiça Eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná - e-DJ - a fim de inserir e de indexar os atos normativos em banco de dados eletrônico pesquisável;

II - identificar irregularidades nos atos normativos publicados no Diário da Justiça Eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná - e-DJ;

III - realizar a compilação dos atos normativos alterados, disponibilizando-os para consulta em banco de dados eletrônico pesquisável;

IV - proceder à curadoria dos atos administrativos de sua competência, revogando-os, alterando-os e inserindo mensagem de declaração de inconstitucionalidade e afins;

V - gerenciar e manter atualizados e compilados os textos dos seguintes atos normativos:

a) Código de Organização e Divisão Judiciárias;

b) Regimento Interno do Tribunal de Justiça;

c) Regulamento Administrativo do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

d) Estatuto dos Servidores do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

e) Código de Normas do Foro Judicial;

f) Código de Normas do Foro Extrajudicial.

VI - acompanhar e proceder à leitura diária nos diferentes suportes informacionais legislativos: Diário da Justiça Eletrônico - e-DJ, Diário Oficial do Estado, Diário Oficial da União, Diário da Justiça da União, entre outros;

VII - prestar informações solicitadas;

VIII - informar nos expedientes eletrônicos de sua competência;

IX - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção V

Da Seção de Publicação Normativa

Art. 173. À Seção de Publicação Normativa compete:

I - revisar os atos normativos enviados à Divisão para publicação;

II - expedir certidões referentes aos atos normativos sob curadoria da Divisão, mediante solicitação dos interessados;

III - cadastrar os atos pertinentes na Atoteca do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, em cumprimento a determinação superior;

IV - monitorar e avaliar, periodicamente, o funcionamento e a eficiência dos sistemas que compõem o banco de dados pesquisável e a coletânea de atos normativos divulgados no portal eletrônico, apresentando sugestões visando ao seu aperfeiçoamento e à sua atualização, buscando soluções com os setores competentes quando da identificação de eventuais inconsistências;

V - atender às solicitações efetuadas por usuários internos ou externos de pesquisa de atos normativos publicados no Diário da Justiça ou em Diário da Justiça Eletrônico - e-DJ;

VI - atender às solicitações efetuadas por usuários internos ou externos de fornecimento de fotocópias de ato normativo publicado em Diário da Justiça, em meio físico, e que não se encontre disponível para consulta na base de dados informatizada;

VII - promover a publicação dos atos normativos de competência do Tribunal Pleno, do Órgão Especial e da Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

VIII - promover a publicação dos atos normativos conjuntos vinculados à Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

IX - prestar informações solicitadas;

X - informar nos expedientes eletrônicos de sua competência;

XI - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

CAPÍTULO VIII

DA DIVISÃO DE PROTOCOLO ADMINISTRATIVO

 

Seção I

Da Composição

Art. 174. A Divisão de Protocolo Administrativo é composta de:

I - Seção de Atendimento ao Público;

II - Seção de Análise de Dados Cadastrais;

III - Seção de Cadastramento de Expedientes Administrativos.

 

Seção II

Das Atribuições

Art. 175. À Divisão de Protocolo Administrativo compete:

I - receber, em ordem cronológica de apresentação, todos os documentos, os autos e os expedientes endereçados ao Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, fazendo o registro do ato por meio de sistema computacional próprio;

II - relacionar, orientar e controlar a remessa eletrônica de expedientes administrativos aos diversos setores do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

III - emitir informação circunstanciada, quando solicitado, por meio de despachos contidos em expedientes administrativos, após a realização de pesquisa em sistema próprio;

IV - criar, gerir e publicar formulários eletrônicos para os usuários internos e externos, bem como apresentar documentação de cunho pedagógico para seu uso;

V - propor a padronização de tipos documentais administrativos para uso do usuário interno ao Poder Judiciário do Estado do Paraná no Sistema Eletrônico de Informações - SEI;

VI - propor, quando necessário, a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos;

VII - apresentar propostas de procedimentos com vistas a evitar o recebimento e a produção de documentos em papel no Poder Judiciário do Estado do Paraná;

VIII - elaborar sistemática de organização do trabalho e distribuir encargos dentro da unidade observando os perfis profissionais e a dinâmica de serviço, definir planos de trabalho e acompanhar o cumprimento dos objetivos, das metas e dos prazos estabelecidos;

IX - acompanhar a execução dos contratos, dos convênios, dos acordos ou dos instrumentos congêneres com fornecedores e com prestadores de serviço relacionados à sua área de atuação;

X - prestar assessoria à Diretoria na gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI;

XI - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela Diretoria.

 

Seção III

Da Seção de Atendimento ao Público

Art. 176. À Seção de Atendimento ao Público compete:

I - organizar os serviços de atendimento ao público;

II - receber os expedientes administrativos endereçados ao Tribunal de Justiça do Estado do Paraná para registro e proceder à sua digitalização para inclusão no Sistema Eletrônico de Informações - SEI;

III - prestar informações e efetuar consultas sobre os expedientes administrativos protocolados e a respectiva movimentação nos diversos setores do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;

IV - auxiliar o usuário externo no preenchimento e no envio de formulários eletrônicos;

V - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção IV

Da Seção de Análise de Dados Cadastrais

Art. 177. À Seção de Análise de Dados Cadastrais compete:

I - analisar a qualidade e o desempenho cadastral, bem como a confiabilidade e a precisão dos dados;

II - controlar a qualidade do sistema visando à sua melhoria, mantendo-o atualizado e informando aos cadastradores as eventuais alterações;

III - realizar a padronização e a atualização de lista de personagens, da localização de movimentação e dos demais dados visando à sua uniformidade;

IV - controlar os registros computacionais por meio de relatórios diários conforme padronização pré- estabelecida;

V - efetuar alterações cadastrais sempre que solicitadas e emitir relatórios diários;

VI - realizar a conformação dos tipos documentais e processuais em consonância com as necessidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

VII - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

Seção V

Da Seção de Cadastramento de Expedientes Administrativos

Art. 178. À Seção de Cadastramento de Expedientes Administrativos compete:

I - efetuar o cadastro dos expedientes por meio de sistema automatizado, seguindo as rotinas pré- estabelecidas, e efetuar a respectiva triagem;

II - realizar pesquisas a fim de evitar duplicidade na criação de processos ou na inclusão de documentos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI;

III - receber expedientes via e-mail para criação de processos ou para inclusão de documentos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI;

IV - exercer outras atribuições correlatas ou determinadas pela chefia imediata.

 

REFERÊNCIAS NORMATIVAS:

​​​​​​​Decreto Judiciário nº 592/2024.

 

​​​​​​​O conteúdo disponibilizado possui caráter informativo e não substitui aquele publicado no Diário da Justiça Eletrônico.